Rédaction Rapport de Stage ou de TER

Ces consignes ont été écrites pour les étudiants du master MIASHS, spécialité Informatique et Documents.

Le Rapport

La question !

Votre première question lors de la rédaction d'un rapport est souvent de demander quelle doit en être la longueur. C'est prendre le problème à l'envers. Vous devez prendre la place nécessaire pour décrire ce qu'il vous semble intéressant sans pour autant délayer inutilement. Différents éléments influent :

  • Mise en page. Écrire en taille 12 avec une interligne double avec moult graphiques prend évidemment davantage de place qu'une police 10 en double colonne.
  • Quantité d'éléments de contexte à décrire. Il ne s'agit pas d'écrire un cours sur tous les éléments nouveaux que vous avez pu rencontrer, mais de pouvoir situer votre travail vis à vis d'un lecteur ne faisant pas partie de l'entreprise.
  • Durée du stage et quantité de travail technique effectué.

Empiriquement un rapport de 20 à 50 pages réalise un compromis satisfaisant. Pensez à le relire et si possible à le faire relire.

Les Objectifs

Le rapport vise deux grands objectifs :

  • Montrer quel a été l'apport de ce stage dans votre formation. Quelles sont les connaissances qu'il vous a apporté ?
  • Montrer que vous commencez à avoir une vision globale d'un domaine. Il s'agit d'essayer de ne pas se limiter à des éléments techniques, mais de faire preuve d'un esprit d'analyse. Souvenez vous que vous préparez un Master et que la principale différence avec une formation de technicien supérieur est justement cette capacité à prendre du recul. Ce point est difficile surtout pour les M1, mais il est important d'essayer.

Le Plan

En ayant en tête les objectifs du rapport, je vous propose une organisation possible.

  1. (Facultatif) Description de l'entreprise d'accueil.
    Le relecteur sait bien que dans de nombreuses entreprises cette partie du rapport est déjà prête se transmettant de stagiaire en stagiaire. Elle n'est que peu utile, vous pouvez généralement avantageusement la rejeter en "Annexes", surtout si elle ressemble à une brochure publicitaire de la forme : "Tralalala est leader depuis la nuit des temps sur le marché du pipeautage. Elle regroupe plus de 6000 collaborateurs sur 5 continents et la flexibilité de ses solutions lui permet de répondre rapidement aux besoins changeant de ses partenaires…"
  2. Contexte et problématique.
    Il s'agit d'abord de décrire la ou les questions (ou tâches) visées par ce stage. Vous devez montrer en quoi la réponse n'est pas triviale (ie pointer les possibles difficultés). Cette partie doit pouvoir être comprise par un non-technicien, vous aurez donc besoin de fournir et de rappeler des éléments de contexte. C'est également le moment de décrire les ressources dont dispose déjà l'entreprise (équipe de graphistes, présence ou non d'un service informatique dédié, solution maison…). A la fin de cette partie le lecteur doit être convaincu qu'il y a réellement un besoin qui n'est pas couvert actuellement et qu'y répondre ne peut pas se faire de manière immédiate avec les ressources et les contraintes de l'entreprise.
  3. Analyse des solutions.
    Il s'agit de décrire quelles sont les différentes possibilités pour résoudre (ou faire avancer) la problématique précédente. Une approche raisonnable consiste souvent à construire une grille d'évaluation (les critères sont à définir selon la situation, mais comportant généralement des éléments comme le coût, la pérennité, le type de compétences nécessaire à son déploiement, les points particuliers …). Cette étude a parfois déjà été faite (ou est bien avancée) lorsque votre stage débute. Il est nécessaire de vous y intéresser et de vous approprier les critères afin de pouvoir construire votre opinion. Vous avez le droit de ne pas être d'accord avec les conclusions de l'entreprise. Il peut-être intéressant de finir cette partie par un tableau récapitulatif des critères et des différentes approches.
  4. La mise en oeuvre.
    Souvent votre partie préférée. Une des solutions de l'étape précédente à été choisie (pas forcément par vous) et vous commencez à la mettre en oeuvre. Il est totalement inutile de reporter chaque action faite. Si vous voulez absolument parler technique car vous pensez qu'une partie est particulièrement digne d'intérêt, concentrez vous sur la description d'un ou deux points permettant de lever une des difficultés identifiées lors de la phase d'analyse. Si possible, il est bienvenu de présenter une démonstration du résultat des travaux engagés. Discuter des éléments perfectibles ou des limites de l'approche est également un plus appréciable.
  5. Bilan
    Petit résumé des parties précédentes. N'hésitez pas dans cette partie à vous interroger sur la suite, l'avenir de l'entreprise ou d'un domaine. Essayez de mettre en perspective ce travail et votre projet professionnel. Si vous avez identifié des lacunes dans votre formation, c'est également le moment d'en parler.

Cette proposition de plan est à adapter selon vos besoins. Vous pouvez bien sur vous écarter de la proposition de plan ci-dessus, mais les différents éléments doivent s'y retrouver. Si vous avez l'impression que votre sujet ou votre problématique ne permet pas de discuter sur une des parties précédentes, c'est le moment de prendre contact avec votre tuteur pour qu'il vous aide à dégager une problématique plus adaptée.

La Soutenance

La soutenance est composée de 20 minutes d'exposé (c'est vous) + 10 minutes de questions du jury. 15 minutes sont réservées à la délibération et l'entretien éventuel avec le tuteur entreprise, soit un passage d'étudiant toutes les 45 minutes. Un video-projecteur et un tableau seront disponibles.

20 minutes c'est environ 15 transparents (titre compris). Ne surchargez pas vos transparents, ils sont là pour mettre en avant les points clé du discours et non pas pour remplacer le discours. Faites au moins une répétition en vous chronométrant, le gain est vraiment énorme tant sur la durée que sur la clarté du discours.

Détail ayant son importance : si vous avez intégré des effet "exotiques" venant d'une version spécifique d'un logiciel, venez avec un ordinateur équipé du logiciel en question ET une version de secours sans les effets (un pdf par exemple). D'une manière générale, n'abusez pas des animations : si vous en avez elles doivent servir le discours et non "faire joli".

Il n'est vraisemblablement pas possible de parler de tout ce que vous avez fait. Sélectionnez les éléments les plus intéressants, le rapport peut servir à conserver une trace de tout le reste.

Le secret des meilleures présentations (mais cela est difficile même pour un orateur expérimenté) est de construire la progression suivante :

  1. Pose d'une question (votre problématique), montrer dans quel contexte elle se pose et pourquoi il est intéressant de la résoudre. Évitez fortement de poser plus de deux questions à ce stade.
    Votre petit frère lycéen (éventuellement imaginaire) doit pouvoir comprendre cette partie.
  2. Montrer comment d'autre personne ont attaqué la question. Ne pas trop rentrer dans les détails techniques, insister plutôt sur les parties résolues ou non. Cela correspond plus ou moins à la partie "Analyse des solutions". du rapport.
    Votre petit frère ne comprend peut-être pas tous les enjeux mais voit que de bonnes questions ont été posées.
  3. Montrer votre réponse à la question. À ce stade vous pouvez vous autoriser 2 transparents "techniques" (si le sujet s'y prête) et/ou une démonstration.
    Votre petit frère ne comprend pas ces deux transparents mais est capable de situer grossièrement le point sur lequel vous avez travaillé.
  4. Bilan. Vous avez votre "take at home" message. Tout le monde doit pouvoir comprendre les grandes lignes de ce message final qui reste court.

Idéalement chaque transparent doit être un pas vers la présentation de "votre" solution et surtout de celle du message final. Si ce n'est pas le cas c'est que le transparent est en trop.

Le cas du Travail d'Étude et de Recherche

Dans l'esprit le TER n'est pas très différent si ce n'est qu'il n'y pas d'entreprise impliquée. Vous êtes donc plus libre de définir la problématique et le volume de travail technique engagé. Cette liberté supplémentaire n'est pas toujours facile à gérer, votre tuteur peut vous aider a y voir plus clair si vous avez le sentiment de vous éparpiller, n'hésitez pas à le contacter.

FAQ

Dois-je fournir le code que j'ai écris pendant mon travail ?
La réponse courte : non. La tentation est évidemment grande. Encore une fois la notation ne se fait pas "au poids". Placer votre code dans la partie principale n'a que peu d'intérêt. Si une portion est particulièrement intéressante ou éclairante, vous pouvez bien sur inclure quelques lignes. Si vous êtes particulièrement fiers de votre code et voulez vraiment l'inclure, il reste possible de le faire dans la section "Annexes".
Avez vous des exemples de bons rapports ?
Oui, malheureusement certains ne sont pas publiables sur internet. Voici le travail effectué en M2 par Mickaël Malandran - rapport final. En TER voici ceux de Claire Masfrand et Coralie Facon.
Quel logiciel utiliser ?
Votre éditeur de texte favori. Les plus aventureux seront peut-être intéressés par LaTeX qui a le bon goût de faire une mise en page automatique et d'avoir un rendu final plus joli que celui par défaut des suites Offices. Une introduction est disponible ici.
J'ai produit un tas de jolis diagrammes puis-je les inclure (diagrammes de Gant, tableaux de reporting) ?
Oui si l'entreprise est d'accord pour la diffusion de ces informations. Inutile cependant dans la partie principale du rapport de produire tous les éléments. Quelques exemples bien choisis seront plus efficaces.
Dans mon stage j'ai travaillé sur plusieurs sujets/projets différents ; comment puis-je présenter mon travail ?
D'après votre sujet de stage vous n'étiez pas censé faire cela, mais "things happens". L'idéal est alors de trouver une problématique commune à vos projets et d'éclairer votre discussion avec des exemples issus de vos divers projets. C'est un exercice difficile, mais pouvant conduire aux plus hautes notes. Plus modestement, vous pouvez choisir pour le rapport de décrire les différents projets dans des sections différentes en introduisant des problématiques différentes par partie. Lors de la soutenance vous vous concentrerez sur le "meilleur" projet en mentionnant simplement les autres.
J'ai un problème xxx , je sens que cela sera difficile de produire le travail demandé.
Contactez moi au plus vite en mettant en copie votre tuteur. Certaines situations sont rattrapables, mais pas si nous la découvrons le jour de la soutenance.
Je suis en M1 (voire M2) et je n'ai pas la matière pour faire un rapport semblable à celui de Mickaël, cela est-il rédhibitoire ?
Le rapport de Mickaël est le fruit d'un an de travail (il était en contrat pro). Il s'agit d'un excellent rapport et il a majoré sa promotion. Je pense qu'il est impossible pour un M1 d'espérer s'en approcher surtout en regard de la durée du stage. Voyez le comme un objectif à viser. Si dans votre stage vos idées ont été refusées - pour bonnes ou de mauvaises raisons - il n'en reste pas moins qu'il existe un sujet d'étude avec un sujet diverses voies possibles. En Master, il n'est pas exigé de développer des solutions neuves ou de produire un travail "nouveau". En revanche l'objectif reste de savoir quels éléments mettre en oeuvre en ayant conscience des avantages, inconvénients et limites de chaque approche. La réalisation réussie d'un travail tel que décrit par cette page web entrainera évidemment une excellente note en M2 (i.e. ~18. Le niveau d'exigence pour obtenir une bonne note n'est pas aussi élevé en particulier en M1. Je recommande toutefois de toujours viser (très) haut. Cette page existe surtout pour vous éviter lors de la rédaction de vous perdre dans des détails techniques n'ayant au final qu'un intérêt limité et pour vous pousser à prendre le plus de recul possible.
J'ai travaillé et lu sur plein de choses sur le sujet qui m'intéresse, mais les éléments recueillis ne coïncident pas, j'ai l'impression de me débattre face à un joyeux bordel. Que faire ?
Tout d'abord avoir des réponses différentes à ce qui semble être une même question est plutôt bon signe : il ne s'agit pas d'une question triviale. Essayez d'identifier une question couverte par plusieurs de vos travaux ou lectures. Cette question ne couvrira pas nécessairement tout les éléments que vous avez abordé. Si vous en trouvez une vous semblant intéressante, bravo, vous venez d'identifier votre problématique. Si vous n'en trouvez pas, c'est vraisemblablement le moment de contacter votre tuteur pédagogique qui vous guidera dans une voie. Ensuite il conviendra de regarder pourquoi les conclusions sont différentes, souvent c'est lié à la méthodologie employée. Il faudra donc dans la partie "état de l'art" décrire les méthodologies (éventuellement les compléter par vos propres idées) et obtenir une conclusion de la forme "dans telle situation, la réponse sera celle-ci alors que dans telle autre on préfèrera celle-la. Dans le futur je pense que la voie qui sera privilégiée sera... pour les raisons ..."
La problématique c'est vraiment casse pieds à trouver
Oui, mais il en faut une. Pour l'identifier, on peut prendre les choses à l’envers : d’abord déterminer un message court que l’on souhaite faire passer (genre cette techno/méthode est super dans tel cas et nulle dans telle autre, adaptable ici). Une fois le message déterminé, comme au Jéopardy on cherche la question dont ce message est la réponse. Le plan arrive alors naturellement (pour l'exemple, description de la techno, des alternatives puis études des cas et conclusion).
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