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Université Lille 3-Charles de GaulleUFR de Mathématiques Sciences Économiques et Sociales
Traitement de texte,  1 Utiliser un traitement de texte
1.1 Principe de base
OpenOffice est un traitement de texte wysiwyg1. Vous allez donc pouvoir écrire vos textes facilement, leur donner facilement la présentation que vous désirez, les enluminer facilement, les surcharger facilement, et finir, très facilement, par les rendre illisibles. La présentation d'un texte imprimé nécessite en effet un minimum de technique et de méthode. Il ne faut jamais perdre de vue qu'un texte imprimé est a priori fait pour être lu, ce qui implique qu'il doit être lisible. Les utilisateurs débutants d'un traitement de texte (et encore plus pour un traitement de texte performant comme OpenOffice) ont tendance à vouloir utiliser le plus possible des possibilités du logiciel. Ce faisant ils pensent le rendre plus agréable. Cela ne fait, en général, que le rendre difficilement lisible. Vous pouvez allez voir les dernières lignes du 3.6 à la page ?? qui, bien qu'un peu caricaturales, vous convaincront que l'abus est nuisible en tout. Le document que vous êtes en train de lire, même s'il n'a pas la prétention d'atteindre la perfection2, est là pour vous donner les premiers conseils de survie.
1.2 Structure d'un document
Définir la structure d'un document ne signifie pas définir sa présentation. Sa structure ne dépend que de son sens, sa présentation n'est que l'apparence qu'il prendra. Par exemple les deux documents des figures 1.1 et 1.2 ont la même structure (il s'agit en fait du même texte), mais des présentations différentes.

0.5
Un titre.
Le titre est suivi de quelques phrases. Le fait d'être un titre ne dépend pas de la présentation, mais fait partie intégrante de la structure du texte.
La notion de paragraphe est elle aussi indépendante de la présentation, ce qui n'est pas le cas, par exemple, de la longueur d'une ligne.



Figure 1.1 : Différence entre présentation et structure d'un texte



0.5
Un titre.
Le titre est suivi de quelques phrases. Le fait d'être un titre ne dépend pas de la présentation, mais fait partie intégrante de la structure du texte.
La notion de paragraphe est elle aussi indépendante de la présentation, ce qui n'est pas le cas, par exemple, de la longueur d'une ligne.


Figure 1.2 : Différence entre présentation et structure d'un texte


Il y a quatre niveaux conceptuels distincts dans la structure d'un texte:
  1. le document dans son ensemble: rien de plus à expliquer;
  2. le paragraphe: c'est un bloc, constitué de phrases; deux paragraphes sont séparés par un retour à la ligne impératif; un paragraphe peut commencer par un retrait de début de ligne;
  3. la phrase: c'est un groupe de mots (et éventuellement de signes de ponctuation); deux phrases sont séparées par un point (simple, d'interrogation, ou d'exclamation);
  4. le mot: c'est un groupe de lettres; deux mots sont séparés par un espace ou un signe de ponctuation.
Il faut remarquer que la ligne ne fait pas partie de la structure du document. Elle n'apparaît que dans la mise en page. On peut alors distinguer trois étapes totalement différenciées dans la conception d'un document:
  1. la création: saisie, mais cela peut aussi être le chargement depuis un disque; c'est dans cette partie qu'on définit la structure du document;
  2. la mise en page: on associe une présentation à chaque élément de la structure; en principe, sauf exceptions, tous les éléments de même type doivent avoir la même présentation; on parle du style de ces éléments;
  3. la sortie: production d'un document papier (impression) ou sauvegarde sur le disque en vue d'une réutilisation ultérieure.
1.3 Fonctionnalités d'un traitement de texte
Les possibilités d'une application sont souvent appelées: fonctionnalités.
1.3.1 Obtention et révision des données
Les textes peuvent être obtenus de plusieurs façons. La frappe au clavier (ou saisie) est la plus directe, mais elle n'est pas la plus adaptée si le document préexiste. Si le document a déja été saisi, il a certainement été enregistré dans un fichier. On peut alors y avoir accès une nouvelle fois. Si le document est imprimé, on a parfois recours à un scanner et à un logiciel de reconnaissance de caractères. On peut obtenir des textes par le courrier électronique, par une recherche sur Internet, par le biais d'un autre logiciel. Pour généraliser, les textes peuvent provenir d'autres logiciels que OpenOffice. On parle alors d'importations de fichiers de divers formats. Pour permettre une facilité dans la saisie et la révision des textes, le traitement de texte offre des fonctionnalités de déplacement et de défilement du texte, de sélection, de suppression, toujours relatives aux éléments constitutifs de base, à savoir les caractères, les mots, les lignes, les phrases... Par exemple, dans OpenOffice, vous pouvez vous déplacer de caractère en caractère, de mots en mots etc.
1.3.2 Mise en forme d'un document
Pour un caractère, la mise en forme consiste à lui donner une taille, une police (dessin de base des caractères), le mettre en gras ou en italique etc. À chaque élément du texte (caractère, mot...) correspond une mise en forme particulière. La mise en forme peut se révéler très longue pour des documents importants si elle n'est pas pensée et automatisée. Les styles relèvent de l'automatisation de la mise en forme de documents, ils révèlent la structure du document. Par exemple, il est utile de définir un style qui réduit les marges gauches et droites, met en italique les caractères, aligne à droite les retours à la ligne... pour saisir un recueil de poèmes.
1.3.3 Modification et vérification
Rechercher tous les Jacques et les remplacer par des Gaston dans votre recueil de poèmes d'adolescent(e)s peut prendre du temps si vous avez aimé Jacques et la poésie. Il est donc intéressant de disposer d'outils qui vous permettent d'effectuer cela sans trop de peine et avec suffisamment de souplesse pour éviter de faire référence à Gaston Prévert en citant vous sources d'inspiration. Ces outils existent dans les traitements de texte. Les correcteurs orthographique et grammatical semblent de plus en plus courants même si ils sont souvent très peu « performants ». La correction grammaticale en particulier est souvent sans intérêt.
1.3.4 Fonctionnalités au niveau du document
Pour des documents plus techniques ou académiques ou simplement plus longs, il sera fatalement nécessaire de gérer glossaires (un mini dictionnaire qui donne la définition de mots techniques ou inhabituels), index (une table qui donne le numéro de la page où un mot, une notion est utilisé), tables de matières ou de figures, de contrôler la pagination, la numérotation, le colonnage etc. Permettre des vues de niveaux différents sur son document est important pour l'homogénéïté et la continuité. Le plan vous montre le document en suivant le niveau des titres, cache ou découvre des parties si nécessaire.
1.3.5 Fonctionnalités liées à la diffusion
La première: l'impression. Mais, avec la multiplication des réseaux, on peut maintenant faxer, émettre un courrier électronique, diffuser ou faire circuler à des utilisateurs comme on envoie une note de service ou un document à lire et commenter. Les traitements de texte se sont adaptés en offrant des fonctionnalités comme par exemple l'équivalent du coup de stabilo ou de la note en marge, le commentaire.
1.3.6 Vers plus d'automatismes
La lettre de rappel de votre logeuse a peut-être été mûrement réfléchie, mais aux HLM il ne fait pas de doute que de la détection des mauvais payeurs à la mise sous enveloppe, la main de l'homme intervient peu. Des lettres types, prises comme modèles de document, automatisent les courriers d'entreprise en inscrivant de base le logo, les adresses, les références, la formule de politesse etc. Le publipostage permet avec un seul texte et une liste de valeurs (par exemple des noms et des adresses) de créer des dizaines de lettres personnalisées. Les sociétés de marketing direct qui m'annoncent chaque semaine que j'ai gagné une voiture, une montre en or et un voyage aux Caraïbes se servent beaucoup de cette fonctionnalité. D'autant plus que les étiquettes à coller sur les enveloppes peuvent être créées dans le même mouvement sans aucun effort supplémentaire. Enfin après tout ça, si vous parvenez encore à répéter quotidiennement la même suite de 20 manipulations du clavier et de la souris, c'est que vous n'avez pas encore découvert l'enregistrement de macros-commandes qui permettent justement de remplacer tout cela par un léger click sur un bouton.
1
What You See Is What You Get. Type de logiciels, que l'on rencontre de plus en plus, et qui représentent à l'écran exactement ce qui sera imprimé. Avantages: pas (ou peu) de surprises lors de l'impression. Inconvénients: impossibilité de procéder à des réglages fins (la manipulation à la souris étant moins précise qu'une description numérique).
2
On va essayer quand même!
D.Gonzalez (gonzalez@univ-lille3.fr) en date du 5 novembre 2002

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