Fonctionnalités
Le tableur est utilisé dans l'entreprise pour l'informatique de
gestion (exemples : facturation, comptabilité,...), la bureautique et
l'informatique de décision (exemples : prévisions, prospectives,
analyses,...). Face à une tâche à informatiser, il est important de
faire une analyse des besoins afin d'orienter son choix vers l'outil
approprié. La liste des fonctionnalités d'un tableur permet de cerner
les problèmes auxquels il est adapté.
Saisie de données
- Saisie directe des contenus des cellules.
-
- L'utilisateur
tape directement les données dans les cellules du tableur. Ceci
suppose un ensemble de commandes pour se déplacer dans la feuille,
sélectionner des cellules, saisir, modifier des valeurs ou des
formules, ou encore créer des formulaires types et des macros.
- Importation de données depuis d'autres sources (Bases de
données, traitements de texte...).
- Souvent, l'entreprise possède une base de données où sont rangées
les informations relatives à son activité. Le tableur permet de
les lire directement dans la base (sans les ressaisir) pour les
manipuler. (Données externes -- MS query)
Les informations peuvent aussi provenir d'autres logiciels, de
l'utilisation d'un scanner ou de dispositifs industriels. (Importation)
Pour le traitement des données
- Stockage des données.
- Les feuilles et les classeurs peuvent
être enregistrés et servent ainsi de zones de stockage
d'information.
- Calculs mathématiques scientifiques, financiers,
statistiques... sur les nombres, les dates et les heures.
- Il existe bon nombre de fonctions prédéfinies qui permettent aisément
d'établir des statistiques, faire des cumuls, (par exemple un
compte de résultat ou un bilan).
- Résolution de problèmes (maximisation de gains, minimisation
de pertes...).
- Le tableur permet aussi de trouver les données qui
optimisent ou qui permettent d'atteindre un résultat. Par exemple
« Combien dois-je faire de kilomètres par an avec ma voiture pour
qu'une imposition aux frais réels soit avantageuse ? »
- Simulations.
- Le tableur permet de faire automatiquement des
calculs sur un ensemble de données possibles et de présenter les
résultats obtenus dans chaque cas. Par exemple, supposons qu'une
société veuille lancer une nouvelle gamme de produit, elle
construit plusieurs scénarios de ventes et le tableur calcule
quels seraient les éventuels bénéfices ou pertes dans chacun des
cas.
- Synthèses.
- C'est l'ensemble des opérations qui permettent
de rassembler plusieurs résultats en un seul. Par exemple, une
société peut construire un bilan de son activité en
reprenant chacune des feuilles de ses représentants.
- Analyse.
- Le tableur peut participer à l'analyse de données,
offrir des outils pour interpréter l'observation d'ensembles de
résultats (traitement d'enquêtes, ...).
Présentation des résultats
La richesse du tableur est aussi de pouvoir présenter sous une forme
agréable et publiable les feuilles de calculs.
Les formats attribués aux cellules sont le premier moyen de parvenir à
un document clair. La couleur, les encadrements, les dessins,
permettent de mettre en valeur un tableau.
Un grapheur est associé au tableur et affiche des histogrammes, des
camemberts, ... à partir des informations sur la feuille de calcul.
Le document ainsi constitué peut ensuite être imprimé ou diffusé sur
un réseau.
Dominique Gonzalez - 4 Novembre 1999.