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Chapitre 3 Utiliser un traitement de texte

Les traitements de texte sont des outils conçus pour manipuler des textes, des documents. Avant d'en donner une présentation plus détaillée, nous rappelons quelques notions qu'il faut avoir en mémoire pour mieux comprendre et donc mieux utiliser ces outils.

3.1 Structure d'un document

Définir la structure d'un document ne signifie pas définir sa présentation. Sa structure ne dépend que de son sens, sa présentation n'est que l'apparence qu'il prendra.

Par exemple les deux documents de la figure 3.1 ont la même structure (il s'agit en fait du même texte), mais des présentations différentes.
0.6
5emUn titre.
Le titre est suivi de quelques phrases. Le fait d'être un titre ne dépend pas de la présentation, mais fait partie intégrante de la structure du texte.
La notion de paragraphe est elle aussi indépendante de la présentation, ce qui n'est pas le cas, par exemple, de la longueur d'une ligne.

0.6
Un titre.
Le titre est suivi de quelques phrases. Le fait d'être un titre ne dépend pas de la présentation, mais fait partie intégrante de la structure du texte.
La notion de paragraphe est elle aussi indépendante de la présentation, ce qui n'est pas le cas, par exemple, de la longueur d'une ligne.

Figure 3.1 : Différence entre présentation et structure d'un texte

Il y a quatre niveaux conceptuels distincts dans la structure d'un texte, lorsqu'on n'attache aucun sens au texte :
  1. le document dans son ensemble : rien de plus à expliquer ;
  2. le paragraphe : c'est un bloc, constitué de phrases ; deux paragraphes sont séparés par un retour à la ligne impératif ; un paragraphe peut commencer par un retrait de début de ligne ;
  3. la phrase : c'est un groupe de mots (et éventuellement de signes de ponctuation) ; deux phrases sont séparées par un point (simple, d'interrogation, ou d'exclamation) ;
  4. le mot : c'est un groupe de lettres ; deux mots sont séparés par un espace ou un signe de ponctuation.
Il faut remarquer que la ligne ne fait pas partie de la structure du document. Elle n'apparaît que dans la mise en page.

Lorsqu'on veut écrire un texte, on s'attache souvent dans un premier temps à trouver un plan, une structure sémantique. La présentation doit aussi refléter cette structure, qui doit, dans un certain sens, être aussi saisie.

On peut alors distinguer trois étapes totalement différentes dans la conception d'un document :
  1. l'entrée : saisie, mais cela peut aussi être le chargement depuis un disque ; c'est dans cette partie qu'on définit la structure du document ;
  2. la mise en page : on associe une présentation à chaque élément de la structure ; en principe, sauf exceptions, tous les éléments de même type doivent avoir la même présentation ; on parle du style de ces éléments ;
  3. la sortie : production d'un document papier (impression) ou sauvegarde sur le disque en vue d'une réutilisation ultérieure.
3.2 Fonctionnalités d'un traitement de texte

Les possibilités d'une application sont souvent appelées : fonctionnalités.

Obtention et Révision des données
Les textes peuvent être obtenus de plusieurs façons. La frappe au clavier (ou saisie) est la plus directe, mais elle n'est pas la plus adaptée si le document préexiste. Si le document a déja été saisi, il a certainement été enregistré dans un fichier1. On peut alors y avoir accès une nouvelle fois. Si le document est imprimé, on a parfois recours à un scanner et à un logiciel de reconnaissance de caractères. On peut obtenir des textes par le courrier électronique, par une recherche sur Internet, par le biais d'un autre logiciel. Pour généraliser, les textes peuvent provenir d'autres logiciels que Word. On parle alors d'importations de fichiers de divers formats.

Pour permettre une facilité dans la saisie et la révision des textes, le traitement de texte offre des fonctionnalités de déplacement et de défilement du texte, de sélection, de suppression, toujours relatives aux éléments constitutifs de base, à savoir les caractères, les mots, les lignes, les phrases...Par exemple, dans Word, vous pouvez vous déplacer de caractère en caractère, de mots en mots etc.

Mise en forme d'un document
Pour un caractère, la mise en forme consiste à lui donner une taille, une police (dessin de base des caractères), le mettre en gras ou en italique etc. À chaque élément du texte (caractère, mot, ...) correspond une mise en forme particulière. La mise en forme peut se révéler très longue pour des documents importants si elle n'est pas pensée et automatisée. Les styles relèvent de l'automatisation de la mise en forme de documents, ils révèlent la structure du document.

Par exemple, il est utile de définir un style qui réduit les marges gauches et droites, met en italique les caractères, aligne à droite les retours à la ligne... pour saisir un recueil de poèmes.

Modification et Vérification
Rechercher tous les Jacques et les remplacer par des Gaston dans votre recueil de poèmes d'adolescent(e)s peut prendre du temps si vous avez aimé Jacques et la poésie. Il est donc intéressant de disposer d'outils qui vous permettent d'effectuer cela sans trop de peine et avec suffisamment de souplesse pour éviter de faire référence à Gaston Prévert en citant vous sources d'inspiration. Ces outils existent dans les traitements de texte.

Les correcteurs orthographique et grammatical semblent de plus en plus courants même si ils sont souvent très peu << performants >>. La correction grammaticale en particulier est souvent sans intérêt.

Fonctionnalités au niveau du document

Pour des documents plus techniques ou académiques ou simplement plus longs, il sera fatalement nécessaire de gérer, glossaires (un mini dictionnaire qui donne la définition de mots techniques ou inhabituels), index (une table qui donne le numéro de la page où un mot, une notion est utilisé), tables de matières ou de figures, de contrôler la pagination, la numérotation, le colonnage etc.

Permettre des vues de niveaux différents sur son document est important pour l'homogénéité et la continuité. Le plan vous montre le document en suivant le niveau des titres, cache ou découvre des parties si nécessaire.

Fonctionnalités liées à la diffusion
La première : l'impression. Mais, avec la multiplication des réseaux, on peut maintenant faxer, émettre un courrier électronique, diffuser ou faire circuler à des utilisateurs comme on envoie une note de service ou un document à lire et commenter.

Les traitements de texte se sont adaptés en offrant des fonctionnalités comme par exemple le routage, l'équivalent du coup de stabilo ou de la note en marge, le commentaire.

Vers plus d'automatismes
La lettre de rappel de votre logeuse a peut-être été mûrement réfléchie, mais aux HLM il ne fait pas de doute que de la détection des mauvais payeurs à la mise sous enveloppe, la main de l'homme intervient peu.

Des lettres types, prises comme modèles de document, automatisent les courriers d'entreprise en inscrivant de base le logo, les adresses, les références, la formule de politesse etc.

Le publipostage permet avec un seul texte et une liste de valeurs (par exemple des noms et des adresses) de créer des dizaines de lettres personnalisées. Les sociétés de marketing direct qui m'annoncent chaque semaine que j'ai gagné une voiture, une montre en or et un voyage aux Caraïbes se servent beaucoup de cette fonctionnalité. D'autant plus que les étiquettes à coller sur les enveloppes peuvent être créées dans le même mouvement sans aucun effort supplémentaire.

Enfin après tout ça, si vous parvenez encore à répéter quotidiennement la même suite de 20 manipulations du clavier et de la souris, c'est que vous n'avez pas encore découvert l'enregistrement de macros-commandes qui permettent justement de remplacer tout cela par un léger click sur un bouton.

3.3 Word

Word est un traitement de texte wysiwyg2. Vous allez donc pouvoir écrire vos textes facilement, leur donner facilement la présentation que vous désirez, les enluminer facilement, les surcharger facilement, et finir, très facilement, par les rendre illisibles.

La présentation d'un texte imprimé nécessite en effet un minimum de technique et de méthode. Il ne faut jamais perdre de vue qu'un texte imprimé est a priori fait pour être lu, ce qui implique qu'il doit être lisible.

Les utilisateurs débutants d'un traitement de texte (et encore plus pour un traitement de texte performant comme Word) ont tendance à vouloir utiliser le plus possible des possibilités du logiciel. Ce faisant ils pensent le rendre plus agréable. Cela ne fait, en général, que le rendre difficilement lisible. Vous pouvez allez voir les dernières lignes du 3.6.7 à la page ?? qui, bien qu'un peu caricaturales, vous convaincront que l'abus est nuisible en tout.

Le document que vous êtes en train de lire, même s'il n'a pas la prétention d'atteindre la perfection3, est là pour vous donner les premiers conseils de survie.

3.4 Présentation du logiciel

Vous trouverez à la figure 3.2 la fenêtre de Word telle qu'elle se présente au démarrage.



Figure 3.2 : Fenêtre de Word au démarage

Dans cette fenêtre vous pouvez distinguer plusieurs zones.

3.4.1 La barre de titre
Voir figure 3.3. Elle contient, comme son nom l'indique, le titre de la fenêtre : Microsoft Word. Elle contient également le nom du document en cours d'édition (le fichier actuellement ouvert s'appelle Document1 ; un tel nom signifie en général que le document n'a pas encore été sauvegardé). La barre de titre contient également à droite le bouton de fermeture, () et les boutons de mise en plein écran () et mise en barre de tâche ().



Figure 3.3 : Barre de titre de Word

3.4.2 La barre de menu

Voir figure 3.4. Cette barre donne accès aux différents menus : fichier, édition, affiche, insère, format, outils, tableau, écran et ? (aide).



Figure 3.4 : Barre de menu de Word

3.4.3 La barre d'outils

Voir figure 3.6. Elle donne accès aux principaux outils de Word, en particulier :


Figure 3.6 : Barre d'outils de Word

3.4.4 La zone de saisie

Voir figure 3.7. C'est la zone dans laquelle vous taperez votre texte. On trouve sur ses bords la règle (en haut), et les ascenseurs (à droite et en bas).



Figure 3.7 : Zone de saisie de Word

3.4.5 La barre d'état

Voir figure 3.8. Elle vous donne des informations sur le texte, l'occupation mémoire, la position du curseur dans le texte, l'état des touches majuscule et numérique, etc...



Figure 3.8 : Barre d'état de Word

3.5 La saisie d'un texte

3.5.1 La première chose à oublier

On vous a sans doute déjà dit : << C'est comme une machine à écrire. >>

NON ! Un traitement de texte ne doit pas s'utiliser comme une machine à écrire.

La caractéristique première de l'utilisation d'un traitement de texte est la frappe au kilomètre. C'est-à-dire que vous ne devez pas aller de vous-même à la ligne en cours de paragraphe. Si vous ne voyez pas pourquoi, retournez lire le paragaphe qui présente la structuration d'un document, page ??. Vous y comprendrez que le retour à la ligne à un sens particulier : il s'agit du séparateur de paragraphes.

3.5.2 Les << mauvais >> décalages

Une deuxième différence entre la bonne utilisation d'un traitement et la mauvaise4 : il ne faut jamais construire à la main les espacements nécessaires dans un texte. Les espacements en question sont les retraits en début de ligne, les alignements des listes, la séparation entre deux paragraphes, les espaces permettant l'alignement des éléments d'un tableau, etc. On n'utilisera jamais la touche d'espacement pour produire des décalages horizontaux, on n'utilisera jamais la touche Entrée pour produire des décalages verticaux. Ainsi dans la figure 3.9, aucun des décalages n'est produit à la main, mais tous sont définis dans la structure du texte.
[h]0.7 Dans ce texte on trouve un tableau :
Marseille 1200,00 F
Brest 800,00 F
Arras 99,00 F
suivi d'une liste : La fin de la liste doit nous ramener au bon endroit.
Et l'espacement vertical ne doit pas être produit manuellement.

Figure 3.9 : Exemples des espacements dans un texte

3.5.3 Règles de typographie

Rappelons ici quelques règles de saisie usuelles pratiquées en dactylographie française5 : Ce qui suit est plus particulièrement lié à la présentation du document mais doit être pris en compte dès la saisie :
3.5.4 Comment bien saisir les séparations dans le texte ?

  1. Pour séparer deux paragraphes : jamais avec la touche Entrée. Il faut faire cela en jouant sur la description des paragraphes (voir page ??).
  2. Pour faire des décalages horizontaux : jamais avec la touche Espace. A faire dans la description des paragraphes, ou en utilisant les tabulations.
3.6 Mise en page d'un texte

3.6.1 Généralités sur la manipulation des caractères

Vous pouvez changer :
  1. la police : times, courrier, sans sérif, etc ;
  2. le style : gras, italique ou souligné ;
  3. la taille : exprimée en points ; une taille de 8 à 10 points est une taille normale.
3.6.2 Généralités sur la manipulation des paragraphes

Les principaux réglages possibles dans la manipulation d'un paragraphe sont :
  1. tous les réglages existant sur les caractères (ils s'appliquent alors à tous les caractères du paragraphe) ;
  2. la marge gauche, la marge droite et le retrait en début de première ligne ;
  3. l'espacement avant, l'espacement après (la hauteur laissée vide avant et après le paragraphe) ;
  4. les veuves et orphelins : la façon dont un paragraphe est autorisé à laisser traîner quelques lignes seules en début ou en fin de page, ainsi que la façon dont on doit lier les paragraphes entre eux (par exemple un titre ne doit pas rester seul en bas d'une page alors que le texte correspondant est en début de page suivante).
Deux cas peuvent se produire lorsqu'on veut donner un certain style (c'est-à-dire une certaine présentation) à un paragraphe :
  1. Le texte est court ou comporte un seul paragraphe de ce style : on modifie ce paragraphe, et on passe à autre chose.
  2. Le texte comporte plusieurs paragraphes de ce style : ne pas les modifier (taille des caractères, espacement, etc...) un par un ; on modifie un des paragraphes devant avoir cette présentation, on enregistre le style dans la liste des styles, et on utilise cette liste pour définir le style des autres paragraphes.
    On peut également utiliser les styles prédéfinis. S'ils ne vous plaisent vraiment pas, redéfinissez les.
    Un des avantages de cette façon de faire : si vous changer d'avis quant à la présentation de ces paragraphes, il suffira de changer le style et tous les paragraphes de ce style seront changés.
3.6.3 Retrait en début de ligne

On peut définir, sur chaque paragraphe, la marge et le retrait en début de première ligne :

La marge est un décalage par rapport au bord gauche du papier de toutes les lignes du paragraphe, sauf la première.

Le retrait en début de première ligne est un décalage par rapport aux autres lignes du paragraphe.

On peut donc définir des textes :
3.6.4 Pourquoi utiliser les retraits ?

Il peut sembler tentant d'oublier d'utiliser les retraits, en se disant : << cela va aussi bien avec des espaces. >> Eh bien, non ! Cela ne va pas aussi bien. En effet le traitement de texte calcule le positionnement des caractères de façon à réussir proprement les alignements de fins de lignes. Et il ajuste ce positionnement en jouant sur la largeur des espaces. Ce qui fait que deux lignes différentes, commençant par le même nombre d'espaces, peuvent très bien ne pas commencer au même endroit.

3.6.5 Séparer deux paragraphes

Pour espacer verticalement deux paragraphes, il faut modifier ce que Word appelle l'espacement entre deux paragraphes.

De la même façon que précédemment, il peut sembler plus simple d'utiliser la touche Entrée pour produire des lignes vides qui semblent avoir le même résultat.

Eh bien, non ! D'abord parce qu'il est difficile d'ajuster finement ces espacements. Ensuite parce que cela peut vous amener à avoir des lignes vides en début de page.

3.6.6 Aligner à l'intérieur d'un paragraphe

Par exemple pour faire un tableau.

Il suffit de déclarer des tabulations et d'utiliser la touche Tab pour passer de l'une à l'autre.

3.6.7 Quelques dernières règles de présentation

  1. N'abusez pas des présentations << exotiques >> : chacun a sa propre conception du beau, qui ne correspond pas forcément à la conception généralement admise du lisible. Votre document doit d'abord être lisible.
  2. Dans un texte, ne pas mettre une partie à la fois en italique et << entre guillemets >>.
  3. La possibilité de manipuler de nombreuses polices de caractères est un avantage des traitements de texte modernes qui devient vite un inconvénient si on n'applique pas la célèbre formule : << A consommer avec modération >>.
    En effet, n'oubliez pas, une fois de plus, que votre document doit d'abord être lisible : la multiplication des polices différentes n'améliore pas forcément la lisibilité.
1
Souvenez-vous que le fichier est l'unité d'organisation minimale pour bien des applications, de stockage de données sur disque ou disquette.
2
What You See Is What You Get. Type de logiciels, que l'on rencontre de plus en plus, et qui représentent à l'écran exactement ce qui sera imprimé. Avantages : pas (ou peu) de surprises lors de l'impression. Inconvénients : impossibilité de procéder à des réglages fins (la manipulation à la souris étant moins précise qu'une description numérique).
3
On va essayer quand même !
4
C'est-à-dire comme une machine à écrire.
5
Cette partie est fortement inspirée (pour ne pas dire recopiée) d'un document produit par Bernard Gaulle, Notice d'utilisation du style french multilingue du 10 Avril 1996, livré avec la distribution francisée du logiciel LATEX.
6
Elle est aussi appelée ponctuation haute.
7
il s'agit là du cas général ; vous trouverez aisément de nombreux exemples où il ne faudra pas saisir d'espace après ces caractères de ponctuation.
8
Autre exemple, entre chiffres et unités comme dans : 130 km/h.
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